IT kasvun mahdollistajana – myös yritysjärjestelyissä

Jos yrityksen strategiassa on kasvu yritysostoin, on myös tietohallinnolla velvollisuus valmistautua niiden toteutukseen. Näin varmistetaan integraation tehokas eteneminen. Tähän blogitekstiin on koottu muutamia konkreettisia vinkkejä, miten IT voi tukea yrityksen strategiaa ja kasvua.

Kasvussa onnistuvat ne, jotka pystyvät mukautumaan nopeasti

Yritysostot synnyttävät kasvua. Aina ei kuitenkaan osata ennakoida sitä, että samalla kasvaa myös yrityksen IT-kokonaisuus. Kun ostettu yritys tai liiketoiminta tulee osaksi ostavaa yritystä, IT-osastolle kohdistuu uusia paineita. Näihin ei aina huomata valmistautua ajoissa, jolloin seurauksena voi olla liuta kiireellisiä projekteja.

Ei ole sattumaa, että yritysostoilla voimakkaasti kasvavat, menestyvät yritykset ovat muutoinkin tehokkaita arjessaan. Näillä yrityksillä on valmius integroida IT-ratkaisujaan systemaattisesti. Integraatio tulee pystyä toteuttamaan siten, että siitä ei synny ylimääräistä haittaa nykyiselle tai ostetulle liiketoiminnalle, eikä varsinkaan asiakkaille. Tämä edellyttää järjestelmällistä tekemistä, mikä realisoituu silloin, kun siihen on valmistauduttu huolellisesti.

Hajota ja hallitse – projektien pilkkominen kannattaa

Integraatiotilanteessa on tärkeää tunnistaa kaksi eri perspektiiviä: aika ja modulaarisuus. Nämä muodostavat palapelin. Eri asiat tehdään eri tahtiin, usein portaittain edeten.

Kaiken ei pidä olla valmista tietyllä hetkellä: usein vain osan IT-osaston kyvykkyyksistä on oltava valmiina ennalta määriteltynä ajankohtana. Nämä ajankohdat vaihtelevat asiakohtaisesti. Siksi kokonaisuus olisikin hyvä pilkkoa loogisiin osiin – ja niitä edelleen pienempiin osiin.

Oheisen esimerkin kolme ensimmäistä osuutta ovat suhteellisen nopeasti toteutettavissa, sillä ne ovat lähinnä teknistä toteutusta ja muutoshallintaa (olettaen, että strategiana on käyttää keskitettyjä järjestelmiä). Sen sijaan viimeinen osuus on liiketoiminnan kannalta kriittisin ja riskialttein. Se vie myös eniten aikaa, sillä se vaatii tiivistä yhteistyötä liiketoiminnan kanssa ja on transformatiivinen.

Edistämällä integraatiota selkeästi osuus kerrallaan, saadaan konkreettisia tuloksia ja saavutetaan merkittäviä etuja – siitä huolimatta, että enemmän aikaa vaativat transformatiiviset osuudet kestävätkin pitkään. Näin toimimalla myös integraatioon liittyvä päätöksenteko ja arkkitehtuurihallinta selkeytyvät.

Kuka omistaa, kenen asia?

Integraation ja kasvun edistämisessä on hyvä tiedostaa, että kaikki IT-asiat eivät ole IT-osaston omistuksessa. Vakiintuneen käytännön mukaisesti asioiden omistaja on se, joka päättää, maksaa ja saa suurimman hyödyn. Tällöin IT-osaston rooli on tukea järjestelmiä.

Esimerkiksi toiminnanohjausjärjestelmän omistajuus pitäisi aina olla sillä, joka kantaa vastuun liiketoiminnan kannattavuudesta ja jolta toiminnalliset vaatimukset tulevat – järjestelmän tehtävähän on mahdollistaa liiketoiminta ja tehostaa sitä. Toteutus ja tekninen omistajuus ovat eri asioita, kuin päätöksenteko ja liiketoimintahyödyt.

Tässä esimerkissä toiminnanohjausjärjestelmän transformaatioaikataulun muutoksen vaatimus tulee liiketoiminnalta, ei IT:ltä. IT tukee liiketoimintaa suunnitelmien laatimisessa, mutta liiketoiminnan tulee tehdä päätökset.

Ylin johto tai hallitus asettaa yleensä tiukkoja aikatauluja integraatiolle, jotta se saa koko yrityksen väen sitoutumaan muutokseen. Aikataululla on yksi selkeä päätavoite: varmistaa hyötyjen realisoituminen. Näitä ennakkoon annettuja aikatauluja pystytään kuitenkin muokkaamaan, kun siihen on olemassa hyvät perustelut. Tässä auttavat kokonaisuuden pilkkominen pienempiin osuuksiin ja selkeä, faktaan perustuva aikatauluttaminen.

Älä odota, vaan ennakoi ja valmistele

Sujuvasti skaalautuva IT perustuu asioiden vakioimiseen ja valmiiksi määriteltyihin toimintamalleihin. Monet kutsuvat näitä pelikirjoiksi. Ennen yrityskauppaa kannattaa olla valmiit suunnitelmat siitä, millainen kasvavan yrityksen IT-arkkitehtuuri on vuoden, kahden tai viiden kuluttua. Kaikkia asioita ei tarvitse olla mietittynä loppuun asti, sillä jo summittaiset suunnitelmat auttavat.

Esimerkiksi seuraavia asioita voi pohtia:

• Miten liittää ostetun yrityksen työasemat omaan verkkoon, jotta kaikki – myös ostetun yrityksen työntekijät – voivat käyttää sisäisiä järjestelmiä?
• Millaisella vaiheistuksella siirrytään yhteiseen käyttäjätunnukseen?
• Millaisia laajennusmahdollisuuksia eri skenaarioissa on kokonaisarkkitehtuurissa (tämän voi tehdä valmiiksi, vaikka sille ei juuri nyt olisikaan tarvetta)?

Esimerkin mukainen tapaus on ennakoivaa valmistautumista, ei vielä toteutusta. Entä jos -ajattelulla voi tehdä esimerkiksi modulaarisen muistion. Tämän ei kuitenkaan tarvitse olla virallisissa nykytilakuvauksissa.

IT-ympäristön vakioinnilla ei kannata ajatella ”one size fits all” -ratkaisua, vaan sitä, että eri käyttötapauksiin on olemassa vakioitu vaihtoehto. Vakioitu työasemaympäristö voi sisältää Windowsin ja Macin, ja molempiin vaikkapa kaksi eri läppärimallia. Näin valmistautumalla palvellaan liiketoimintaa paremmin ja kustannustehokkaammin.

Valmistelun dokumentaatiossa on hyvä huomioida nämä:

• Nykytilan kuvaus.
• Tulevaisuuden suunnitelmat mahdollisimman konkreettisella tasolla.
• Vaihtoehtoiset toteutukset suunnitelmille.

Kun dokumentaatio on laaja, toiminta nopeutuu ennakoidun tilanteen realisoituessa. Tämä helpottaa myös muutoksia koskevaa viestintää.

Yrityskauppojen tiimoilta IT-arkkitehtuurissa asioita on hyvä tarkastella modulaarisesti. Näin yhden moduulin muutokset on helpompi hallita ja kommunikoida. Esimerkiksi ostetun yrityksen IT-henkilöstö pystyy keskittymään paremmin oikeisiin asioihin muutoksen keskellä, kun dokumentaatio on jaettu selkeisiin moduleihin. Modulaarisessa dokumentaatiossa selvät asiat on kuvattu selkeästi erikseen. Epäselvät asiat voi jättää myöhemmin jatkettavaksi, ja ohjata projektitiimiä täydentämään nimenomaan vain niitä.

Integraatiokyky on kilpailukyky – vai onko?

Nopea yritysintegraatiokyky, ainakin vakioitujen asioiden osalta, tarkoittaa nopeampaa arvon realisoitumista. Se osoittaa myös toimeenpanokykyä. Tietohallinto pystyy tekemään asioita, joita johtoryhmä ja omistajat odottavat sen tekevän.

IT-osaston rooli muuttuu tällöin strategiseksi mahdollistajaksi. Ylläpidon lisäksi pitää suunnitella, johtaa ja tehdä muutoksia. Tässä on merkittävä muutos osaamisvaatimuksiin. Integraatioprojekti pitäisi toteuttaa samalla, kun hoidetaan myös kaikki nykyiset tuki- ja ylläpitovastuut.

Onko IT-organisaatiolla resursseja tehdä tarvittavia toimenpiteitä, osallistua palavereihin, suunnitella ja dokumentoida? Riittääkö osaaminen uudenlaisiin asioihin? Tässä on tyypillisesti merkittävä pullonkaula, jota ei osata ennakoida. Ulkoisten resurssien käyttö on yleistä, mutta usein liian reaktiivista. Kun suunnittelu aloitetaan vasta allekirjoitusten jälkeen, kuluu aikaa työhön, jonka olisi voinut tehdä jo aiemmin.

On tärkeää huomioida, että arkiset ylläpitotyöt sekä uuden suunnittelu ja kehitystyö eivät aina onnistu samanaikaisesti. Tämä on tiedostettava myös silloin, jos resursseja hankkii ulkoisesti: tarvitsetko ylläpitäjää vai kokenutta projektityöntekijää muutoksien suunnitteluun ja toteutukseen?

Voiko hyshys-juttuja suunnitella ja valmistella? Kyllä voi!

Vaikka liiketoimintakauppa itsessään on yleensä sisäpiiriasia, asioita voi silti suunnitella ja valmistella, kuten oheisessa esimerkissä. Skenaarioita ja suunnitelmia voi tehdä anonyymisti, ilman määriteltyä kohdetta. Teknisiä asioita voi huomioida nimeämättä esimerkiksi yritystä, toimialaa tai sijaintia.

Myös kumppaneiden kanssa voi tehdä valmisteluja, toki salassapitosopimuksin. Tässäkin tapauksessa suunnitelmia voidaan tehdä anonyymisti, kohteita osoittamatta. Kumppanin ei tarvitse tietää yrityskohtaisia detaljeja pystyäkseen auttamaan ja ennakoimaan. He tarvitsevat usein vain tiedon siitä, mitä heiltä odotetaan ja milloin.

Lopuksi vielä tärkeä muistutus: integraation onnistuminen ei ole sattumaa vaan yleensä seurausta hyvästä valmistelusta.

Vinkki! Aiemmassa blogitekstissä käsiteltiin IT:n roolia yrityskaupan kokonaisvaltaisessa onnistumisessa: missä saadaan nopeita säästöjä ja miten kriittiset toiminnot saadaan vietyä läpi sujuvasti. Ota Aurilo seurantaan, niin saat jatkossakin käytännönläheisiä tärppejä IT-ympäristön muutoksista yrityskaupoissa.

Kirjoittajasta: Jarkko Jormanainen toimii Enfon (yhdistyy Auriloon) palveluliiketoiminnan transformaation vetäjänä. Hänellä on yli 35 vuoden kokemus IT-palveluliiketoiminnasta ja kymmenistä yritysjärjestelyistä Pohjois-Euroopassa.