Se, kuinka nopeasti ja hallitusti IT saadaan yhdistettyä yrityskaupan yhteydessä, voi vaikuttaa kaupan kokonaisvaltaiseen onnistumiseen. Nopeimmat säästöt löytyvät usein perustietotekniikan päällekkäisyyksien purkamisesta, mutta todellinen onnistuminen vaatii myös liiketoimintakriittisten järjestelmien huolellista suunnittelua ja kokeneita tekijöitä toteutuksen tueksi.
Yritysjärjestelyissä tavoitellaan tyypillisesti kahta asiaa: kasvua ja kustannussynergioita. Kasvu syntyy markkina-aseman laajentumisesta, mutta kustannushyödyt syntyvät lähes poikkeuksetta toimintojen yhdistämisestä. Merkittävä osa synergiasta tapahtuu usein käytännössä IT:n alueella. Säästöihin pääseminen vaatii paljon työtä, mutta niiden ei tarvitse viedä tuhottomasti aikaa. Lue, miten säästöjä voidaan saavuttaa nopeastikin!
Kustannussynergiat syntyvät IT:ssä
Yrityskaupan jälkeen ei ole järkevää ylläpitää kahta erillistä järjestelmäkokonaisuutta samaan tarkoitukseen. Useampi järjestelmä tai palvelu samaan käyttötarkoitukseen muodostaa päällekkäisiä ja turhia kuluja sekä suorien ulkoisten kulujen että sisäisen toiminnan kannalta. Kustannuksia syntyy mm. lisensseistä, ylläpitomaksuista, järjestelmien alusta- ja tukipalveluista sekä IT-infrastruktuurin ja käyttäjien tukipalveluista. Systemaattisella toiminnalla näissä on mahdollista saavuttaa nopeastikin merkittäviä säästöjä.
IT-arkkitehtuurin kannalta yritysjärjestelyssä kannattaa jakaa kokonaisuus kahteen osa-alueeseen: perustietotekniikkaan (perus-IT) ja järjestelmiin. Perus-IT sisältää usein niin sanotun raa’an infran, eli erilaiset laitteet, verkot ja tukipalvelut. Järjestelmät ovat perus-IT:n varassa toimivia, liiketoimintaa tukevia sovelluskokonaisuuksia.
Perus-IT on nopein tie näkyviin hyötyihin
IT-palvelutoimittajan näkökulmasta perus-IT on kaikissa yrityksissä lähes samanlaista: työasemia, kytkimiä, tukiasemia ja palvelimia joko laitteina tai virtuaalisina. Lisäksi mukaan voidaan laskea pilven peruspalvelut sekä sähköpostit, toimistosovellukset ja ympäristöön liittyvät identiteetit sekä niihin liittyvät tuki- ja tietoturvapalvelut. Nämä perustuvat yleisiin standardeihin ja vakiosovelluksiin, ja siten nopeat tulokset ovat mahdollisia, kun päällekkäisyys karsitaan.
Yritysten sisäisen viestinnän yhtenäistäminen on asia, joka vaikuttaa kaikkiin ostetun yrityksen kanssa toimiviin tahoihin. Sisäisen kommunikoinnin ja yhdessä tekemisen tekniset esteet poistuvat, kun toimistosovelluksissa siirrytään käyttämään yhteisiä työkaluja mahdollisimman ripeästi. Tämä on merkittävä tavoite ensimmäiselle 100 päivälle yrityskauppojen jälkeen, sillä se konkretisoi molemmille yrityksille yhdessä tekemisen mentaliteetin.
Yrityskaupoissa perus-IT:n osalta olemme mahdollistaneet asiakkaillemme nopean integroidun työskentelyn ja kommunikaation sekä nopeita säästöjä jopa parissa kuukaudessa. Ripeä siirtymä on mahdollista silloin, kun olemme ostavan yrityksen kanssa suunnitelleet yhdessä tavan, jolla yritysoston integraatio IT:n osalta toteutetaan. Perussuunnitelmat tehdään tukemaan ostavan yrityksen toimintamallia, eikä meille tarvitse jakaa ostoon liittyvää sisäpiiritietoa. Kaupan toteuduttua pääsemme suoraan tekniseen suunnitteluun ja toteutukseen, jolloin säästämme kaikkien aikaa ja energiaa. Tämä mahdollistaa sen, että ostetun yrityksen henkilöstö pääsee nopeasti kiinteäksi osaksi ostajan yritystä.
Järjestelmäintegraatio on liiketoimintapäätös
Järjestelmätasolla on hyvin paljon yrityskohtaisia eroja, ja usein järjestelmiä on enemmän tai vähemmän räätälöity yrityksen tarpeisiin. Näihin kuuluu suoraan yrityksen rahavirtaan vaikuttavia tuotannollisia järjestelmiä, kuten toiminnanohjausjärjestelmiä, prosessi- ja tehdasautomaatiota tai asiakaspalvelujärjestelmiä. Näiden muutoksilla on todennäköisesti suora vaikutus asiakaskokemukseen sekä yrityksen liikevaihtoon ja kannattavuuteen. Osa järjestelmistä on tukijärjestelmiä, kuten talouden ja HR:n järjestelmät.
Järjestelmien osalta muutokset tulee suunnitella niitä käyttävien tahojen toimesta. Ensin rakennetaan yhteisymmärrys tulevasta yhdistetystä toiminnasta, jonka jälkeen tehdään päätöksiä ja aikatauluja siirtymisestä yhteisiin työkaluihin. Esimerkiksi talouden osalta kirjanpidon siirto toiseen järjestelmään voidaan haluta aikatauluttaa tilikauden vaihtumiseen, jolloin muutokselle on vain yksi mahdollinen ajankohta vuodessa. Tämä voi lisätä integraation kankeutta, jos suunnitelmia ei ole tehty huolellisesti. Kokonaisuus tulee nähdä palapelinä, jossa on useita paloja etenemässä eri tahtiin.
Onnistuminen vaatii kokemusta ja kapasiteettia
Kun yrityskauppa syntyy, suurin IT:n yhdistämiseen liittyvä riski ei ole tekninen, vaan organisatorinen. Yritysten IT-integraatio vaatii osaamista ja ymmärrystä. Yleensä yritysten omat resurssit riittävät nykytilan tukitarpeisiin ja pienkehitykseen, eivät kuukausien intensiivisiin projekteihin. Harvan yrityksen IT-osastolla on kokemusta IT-integraatioista, mikä aiheuttaa hämmennystä ja prosessin hitautta. Integraatio voi sitoa yrityksen resurssit ja pahimmillaan pysäyttää liiketoimintaa tukevan kehityksen vuosiksi. Tämä on kuitenkin vältettävissä.
Vuosikymmenten kokemus hyödyksesi
Jotta yrityskaupoissa voi onnistua IT:n osalta varmasti, on ulkopuolinen ja asiantunteva apu suunnittelussa ja toteutuksessa merkittävässä roolissa. Vaikka lopulliset päätökset tekeekin aina asiakas itse, kannattaa suunnitelmissa käyttää kokeneita asiantuntijoita, jotka pystyvät esittämään ja toteuttamaan hyviä ja toimivaksi osoittautuneita käytäntöjä. Esimerkiksi meiltä löytyy tällaista osaamista: asiantuntijamme ovat itse luotsanneet läpi useita integraatioita ja toteuttaneet niitä hiljattain merkittäviä määriä myös asiakkaillemme.
Varmista liiketoiminnan jatkuvuus siirtymäaikana
Usein yritysjärjestelyissä tulee esiin tilanteita, joissa yrityksen myyvä taho tai yrityksen palvelutoimittaja – usein teknisistä tai lisenssisyistä – ei pysty tukemaan siirron kohteena olevaa yritystä tarpeeksi. Ostavalla yrityksellä tai sen palvelutoimittajalla ei ole välttämättä vielä kykyä ottaa uutta toimintaa mukaan olemassa olevaan formaattiin. Ympäristö voi esimerkiksi vaatia teknisiä muutoksia. Liiketoiminnan jatkuvuuden voi varmistaa järjestämällä väliaikaiset tukipalvelut käyttäjille ja järjestelmille osaavan ja joustavan kumppanin kanssa.
Panosta kommunikaatioon muutoksen eri vaiheissa
Muutokset epäonnistuvat useimmiten yhdestä selkeästä syystä: kommunikaation puutteesta. Kommunikaatiossa määrän lisäksi tärkeää on myös laatu. Sama viesti, jolla muutoksesta kerrotaan omistajille ja asiakkaille, ei välttämättä toimi sisäisesti. Tiimitasolla viesti pitää konkretisoida ja vaiheistaa: mitä tämä tarkoittaa juuri meille?
Muutoksen kokonaisurakka vie todennäköisesti 1–2 vuotta, ja IT-muutosten vetovastuullisen tulee pystyä jakamaan tämä aika selkeisiin kvartaali- tai puolivuosivaiheisiin, laatia välitavoitteet ja viestiä kulloisestakin vaiheesta projektitiimille selkeästi. Maailma ei valmistu hetkessä, vaan vaiheittain. Näin varmistetaan muutoksen vauhti heti alussa, kun lähiviikkojen fokus on kaikille selkeä.
Kaiken tämän myötä johtopäätös on yksiselitteinen: yrityskaupan arvo ei synny sopimuksessa, vaan toteutuksessa – ja IT on suuri osa tätä muutosta. Siksi sen onnistumiseen kannattaa panostaa.
Vinkki! Tulevissa blogiteksteissä on luvassa tarkempia tärppejä IT-johdolle siitä, miten me pystymme auttamaan IT-integraation toteutuksessa. Luvassa on myös tietoa siitä, miten pystymme tukemaan yrityksen laajenemisstrategiaa. Kannattaa siis laittaa Aurilo seurantaan!
Jarkko Jormanainen toimii Enfon (yhdistyy Auriloon) palveluliiketoiminnan transformaation vetäjänä. Hänellä on yli 35 vuoden kokemus IT-palveluliiketoiminnasta ja kymmenistä yritysjärjestelyistä Pohjois-Euroopassa.