Tikettipohjainen IT vaiko yhteiskehittäminen? Avarn Security on tyytyväinen uudenlaiseen yhteistyömalliin .

Noin vuosi sitten Enfo ja Avarn Security olivat uuden edessä: miten IT-kehitystä voisi hallita kumppanin kanssa hiukan tavallisesta poiketen? Yhdessä syntyi päätös hypätä pois perinteisistä tiketeistä ja kokeilla tiivistä yhteistyötä yli organisaatiorajojen. Kumpaakaan ei kaduta.

Turvallisuusalan yritys Avarn Security työllistää noin 3800 henkilöä Suomessa. Yrityksellä on neljä toiminta-aluetta: turvallisuusteknologia, hälytyskeskus, vartiointipalvelut ja rahahuolinta. Tietotekniikalla on merkittävä ja jatkuvasti kasvava rooli näissä kriittisissä toiminnoissa, joiden tarkoitus on varmistaa muiden yritysten ja laajemminkin yhteiskunnan turvallisuus.

Ketterä startti

Enfon ja Avarnin yhteistyö käynnistyi haastavassa tilanteessa, sillä Avarnia vaivasi akuutti miehistöpula. Avarnin Chief Digital Officer (CDO) Tommi Kaipainen oli juuri aloittanut tehtävässään ja havainnut, että yhtiö tarvitsi laaja-alaista kumppania. Lisäksi auttavia käsiä tarvittiin heti: tuotanto piti pitää liikkeessä eikä aikaa ollut pitkille IT-kilpailutuksille.

”Meillä ei tuolloin ollut juurikaan IT-yhteistyökumppaneita. Omat resurssit oli aikaisemmin mitoitettu kohtuulliselle tasolle, mutta henkilövaihdosten jälkeen tekemisessä oli haasteita. Tarvitsimme konsultointia, mutta pelkästään sillä tuotantoa ei saataisi pyörimään”, Kaipainen selvittää.

Avarnin tarve ei vastannut Enfon perinteisiä toimintamalleja – jatkuvaa ylläpitopalvelua tai projektilähtöistä konsultointia. ”Avarn tarvitsi asiantuntemusta eikä perinteistä avaimet käteen -tukipalvelukokonaisuutta. Heillä oli omia sankareita, joiden tueksi, osaksi Avarnin palveluprosesseja, tarvittiin Enfon sankareita”, kertoo Jarkko Jormanainen Enfon liiketoiminnan kehityksestä.

Enfo ja Avarn lähtivät yhdessä rakentamaan uutta tapaa tehdä uudenlaista palvelua. ”Totesimme, että asiakkaan aito tyytyväisyys toimintaan on kaiken lähtökohta. Koska palvelua tehtiin Avarnin prosessien mukaan, Enfo ei voinut ottaa siitä SLA-vastuuta. Lähdimme hakemaan toimintamallia, jossa Enfon organisaatio toimii saumattomasti yhdessä Avarnin IT-tuotantohenkilöstön kanssa”, Jormanainen kuvaa.

Budjetti ja avoin keskustelu ohjaavat toimintaa

Yhteistyömallissa Enfon tekemistä ohjaa budjettikäytäntö. Se antaa Enfon asiantuntijoille vapauden tehdä tietyn työmäärän kuukaudessa ilman erillisiä keskusteluja tai tilauksia ja tarttua toimeen nopeasti Avarnin pyyntöjen pohjalta. Lisäksi sovittiin selkeä backlog-käytäntö IT-ympäristön kehittämiseksi. Tämä auttaa priorisoimaan töitä ja keräämään kehitysajatuksia.

Asiantuntijat molemmista organisaatioista käyttävät yhteistä Teams-kanavaa, jonka kautta Avarn voi pyytää Enfoa tekemään jotain tai hakea konsultatiivista näkökulmaa omaan tekemiseensä. Mukana on laaja joukko Enfon asiantuntijoita – muun muassa palvelin-, tietoliikenne-, tietokanta- ja sovellusasiantuntijoita. Keskustelu on avointa ja kaikki näkevät, jos johonkin järjestelmään tehdään muutoksia – näin ne eivät tule muille yllätyksenä.

Selkärankaa tekemiseen

Toimintamalliin kuuluvat säännölliset tuotantopalaverit Teamsissä ja yhteinen dokumentointimalli. Nämä ovat tuoneet struktuuria tekemiseen. Teamsin työkaluja käytetään esimerkiksi backlogin hallintaan. Kaipaisen mukaan toimintamalli on hyvin ketterä. Laajennettu Teamsin käyttö on myös saanut hyvän vastaanoton ja käytäntöjä on nostettu esimerkiksi muualla organisaatiossa.

Uuden mallin käyttöönotto on ollut opettavaista myös Enfolle. Oppia on saatu esimerkiksi siitä, kuinka oma toiminta voidaan yhdistää asiakkaan tietohallinnan toimintaan, tai kuinka yhteisistä pelisäännöistä kannattaa sopia. ”Olemme levittäneet mallia jo uusillekin asiakkaille ja ottaneet parhaita käytäntöjä käyttöön”, kertoo Jormanainen. ”Toimintamalli parantaa huomattavasti asiantuntijoiden omaa töiden ja työajan hallintaa. Asiantuntijat ovat olleet tyytyväisiä, koska he saavat tekemisensä paremmin haltuun ja voivat keskittyä siihen kokonaisvaltaisemmin, ei vain yhden tiketin perusteella.”

Avarn viihtyy tikettimallin ja konsultoinnin välimaastossa

Avarn on tehnyt rekrytointeja ja yhtiön omat IT-resurssit ovat nyt vahvemmat kuin yhteistyön alkaessa. Yhteistyömalli koetaan silti edelleen tarpeelliseksi. Uusia teknologioita on paljon ja yhteistyö Enfon kanssa merkitsee, ettei niitä kaikkia tarvitse osata itse.

”Malli toimii ja koko IT-tiimi on hyvin tyytyväinen yhteistyöhön. Arki on joustavaa, välillä suorastaan aurinkoista”, Kaipainen toteaa. ”Toimintamalli olisi hyödyksi hyvin monenlaisissa organisaatioissa niiden toimialasta tai koosta riippumatta. Tämä on ketterää tekemistä yhdessä.” 

Artikkeli pohjautuu 22.4.2021 pidetyn Enfo Success Dayn puheenvuoroon, "Vaihtoehto perinteisille tiketeille: tiivis yhteistyö yli organisaatiorajojen". Puheenvuoro sekä muut tapahtuman esitykset ovat katsottavissa tallenteena.