Kuva

Helvarin IT-ympäristö jakautui yritysjärjestelyssä – näin eriyttäminen onnistui Enfon avulla
Sisältökappaleet

Text
Älykkäisiin valaistusratkaisuihin erikoistunut Helvar käynnisti vuoden 2024 alussa järjestelyn, jossa yhtiön tehdas Karkkilassa eriytettiin uudeksi yritykseksi nimeltään Helvar Components. Enfo auttoi Helvaria eriyttämään IT-ympäristöt osana yritysjärjestelyä.
Helvar ja Enfo olivat tehneet yhteistyötä pitkään ja toteuttaneet vuosia sitten mittavan IT-transformaation, jossa uusittiin suuri osa Helvarin perustietotekniikan ympäristöstä. Tämä tausta antoi hyvän lähtökohdan eriyttämisprojektille.
”Aikaisempi uudistus loi pohjaa IT-ympäristöjen eriyttämiselle. Enfolla oli jo valmiiksi hyvä ymmärrys siitä, millaisessa ympäristössä toimimme. Saimme ammattitaitoisen projektipäällikön ja tiimin käyttöömme, ja pääsimme liikkeelle nopeasti”, sanoo Helvarin IT Services & Operations Lead Petteri Boström.
Huolellinen ennakkosuunnittelu helpottaa siirtymässä
Helvar ja Enfo lähtivät yhdessä suunnittelemaan projektin sisältöä. Työtä ohjasi selkeä tahtotila: Helvar Componentsin oma domain ja uudet sähköpostiosoitteet tuli saada käyttöön heti yrityksen perustamisesta alkaen. Lisäksi oli varmistettava, että Componentsiin siirtyneille työntekijöille Helvarin osoitteeseen lähetetyt sähköpostit päätyisivät siirtopäivästä alkaen uusiin osoitteisiin.
”Nämä tavoitteet saavutettiin. Enfo sai alustavan IT-ympäristön uudelle yritykselle nopeasti pystyyn, ja pääsimme suunnittelemaan henkilöstön, työasemien ja palvelinten siirtämistä. Tämä vaati paljon työtä. Samalla oli tehtävä päätöksiä esimerkiksi kirjautumistapojen ja laitteiden uusimisesta”, Boström kuvailee.
Helvar sai Enfolta kaiken projektissa tarvittavan osaamisen IT-ympäristön arkkitehtuurista yliheittopäivän lähitukeen. Siirtymä ei aiheuttanut häiriöitä liiketoimintaan tai palveluihin, mutta siirtyvälle henkilöstölle aiheutui joitakin katkoja.
”Enfon lähituki korjasi tilanteet nopeasti, ja vaikutukset henkilöstölle pysyivät vähäisinä”, Boström sanoo.
Matkan varrella on varauduttava muutoksiin
Mittavassa hankkeessa tulee väistämättä vastaan tilanteita, joissa suunnitelmia joudutaan muuttamaan. Usein tämä edellyttää tasapainoilua eri toteutustapojen välillä – yksi vaihtoehto voi säästää työntekijöille aiheutuvaa vaivaa, toinen projektin kustannuksia. Valinnat heijastuvat projektin budjettiin.
Helvarilla haasteita aiheuttivat esimerkiksi projektin aikana havaitut tarpeet laitteiden uusimisesta. Myös domain-ympäristö vaati muutoksia, joka edellytti lähitukea Iso-Britannian toimipisteelle. Lisäksi projektissa syntyi osin päällekkäisiä lisenssikustannuksia, sillä lisenssejä oli hankittu vuosisopimuksella ennen tietoa yritysjärjestelystä.
”Yllätyksiltä ei voida tällaisessa projektissa välttyä, ja niiden vuoksi alkuperäinen budjettimme ylittyi hieman. Olemme kuitenkin tyytyväisiä kustannustasoon ja Enfon kykyyn reagoida tilanteisiin – Enfo oli hyvin tilanteen päällä, toimi nopeasti ja tarjosi meille lähitukea tarpeiden mukaan”, Boström kiittelee.
Projekti laajeni osittain myös siksi, että se tarjosi tilaisuuden tehdä Helvarille tärkeää kehitystyötä muun muassa pilveistämiseen liittyen. Esimerkiksi kirjautumisia päätettiin projektin aikana siirtää pilveen.
”Enfon asiantuntijat eivät tee asioita vain tekemisen vuoksi, vaan miettivät tulevaisuuden tarpeita. He auttavat kiitettävästi siinä, mihin asiakas haluaa viedä IT:tä ja liiketoimintaa sekä pystyvät tuomaan teknisiä ratkaisuja asiakkaan tueksi ja ottamaan niitä käyttöön”, Boström kuvailee.
Viestintä ja vuorovaikutus avainasemassa
Viestintä ja vuorovaikutus olivat tärkeässä roolissa muutoksen läpiviennissä. Tieto siirtyi sujuvasti sekä projektiimissä että projektin johtoryhmän ja tiimin välillä. Kun asioita seurattiin lattiatasolla, pienet ongelmat saatiin kiinni ennen kuin ne paisuivat.
Ratkaisevaa muutoshankkeessa on, että myös oma henkilöstö pidetään ajan tasalla muutoksen edetessä. Epävarmuus aiheuttaa muuten helposti kysymyksiä ja haasteita.
”Enfo oli hyvin selkeä siitä, mitä projektissa tapahtuu. On yrityksen vastuulla, että sama asia tulee selväksi henkilöstölle – myös niille, joilla ei ole teknistä taustaa”, Boström pohtii.
Enfon näkökulmasta Helvarin ja Enfon välistä yhteistyötä luonnehtii avoimuus. ”Näkemyksemme mukaan molemmat osapuolet kommunikoivat suoraan ja avoimesti yhteistyöhön liittyvistä asioista, millä on suuri merkitys asioiden edistämisen ja aikaansaamisen vahvistajana. Tällä oli ehdottomasti roolia tässäkin projektissa ja haluamme jatkaa näin vastakin”, toteaa Enfon Key Account Manager Marko Nieminen koko Enfon tiimin puolesta.
Uudet palvelusopimukset vastaavat yritysten tarpeisiin
Helvar ja Enfo uusivat projektin aikana palvelusopimuksensa – Enfo on jatkossakin Helvarin IT-kumppani kaikissa perustietotekniikan palveluissa. Helvar Components teki puolestaan Enfon kanssa erillisen sopimuksen, jossa huomioidaan pienemmän yrityksen tarpeet.
Helvarille jatkosopimus mahdollistaa IT-ympäristön kehittämisen siten, että liiketoiminnan vaatimuksiin pystytään vastaamaan nopeasti, ketterästi ja kustannustehokkaasti. Helvar Componentsille sopimus tuo puolestaan jatkuvuutta: Enfo tuntee yrityksen IT-ympäristön ja palvelut, joita voidaan jatkaa kuten ennen.
Pitkä kumppanuus ja hyvä yhteistyösuhde ovat Helvarille ja Enfolle arvokkaita molemmin puolin.
”Enfo haluaa auttaa asiakkaitaan isoissa projekteissa, joita ne kohtaavat liiketoiminnan kehittyessä ja toimintaympäristön muuttuessa. Yhteistyötämme Enfon kanssa on koko ajan leimannut hyvä mieli, joka jatkuu varmasti myös uudella sopimuskaudella”, Boström kiteyttää.