Notice of Enfo Oy’s extraordinary General Meeting 28.11.2024
The shareholders of Enfo Oy are invited to attend the Extraordinary General Meeting to be held on Thursday, November 28, 2024 at 8:15 a.m. EET at Viestikatu 7A, 70600 Kuopio, Finland.
Participation requires prior registration to the meeting by November 26, 2024 at 4:00 p.m EET as instructed below.
A Matters to be dealt with by the General Meeting
The following matters will be dealt with by the General Meeting:
1. Opening of the meeting
2. Organization of the meeting
3. Election of persons to scrutinize the minutes and supervise the counting of votes
4. Recording the legality of the meeting
5. Recording of those present and verifying the list of votes
6. Approval of the agenda of the meeting
7. Election of the members of the Board of Directors
The proposed ordinary members of the Board of Directors: Jari Niska, Panu Vuorela, Jaakko Murtoaro. The decision is conditional on the completion of the acquisition an-nounced by Enfo Oy on October 30, 2024.
8. Decision on amending the Articles of Association
The Board of Directors proposes that the company's Articles of Association be amended in accordance with Appendix 1.
9. Other matters
10. Closing of the meeting
B Documents for the General Meeting
This notice will be published on the Company website, in addition to which it will be sent by mail to each shareholder whose address is known to the Company.
Documents required by the Companies Act are available on the company’s website on No-vember 7, 2024. Copies of these documents can be sent to shareholders upon request, and they will also be available at the General Meeting.
C Instructions for meeting participants
1. Shareholder registered in the shareholder list
A shareholder who
- is registered in the company’s shareholders’ register maintained by Euroclear Finland Ltd on the General Meeting matching date, November 18, 2024; and
- has registered for the General Meeting by November 26, 2024 at 4:00 p.m EET.
has the right to participate in the General Meeting.
Registration can be completed by e-mail to agm@enfogroup.com or by sending a letter to Enfo Oy / EGM, Bertel Jungin aukio 7 B, 02600 Espoo. The registration must reach the company before the expiry of the registration period.
2. Holders of nominee-registered shares
Holders of nominee-registered shares have the right to participate in the General Meeting under the shares, on the basis of which they have the right to be registered in the share-holders’ register maintained by Euroclear Finland Ltd on November 18, 2024. In addition, participation requires that the shareholder has by virtue of these shares been registered into the temporary shareholders’ register by 10:00 a.m. EET on November 25, 2024. This is considered to be registration for the General Meeting with regard to nominee-registered shares.
Such shareholders are advised to request from their custodian bank, without delay, the necessary instructions regarding registration in the temporary shareholders’ register of the company, the issuing of proxy documents and registration for the General Meeting. The account management organization of the custodian bank has to register a holder of nomi-nee-registered shares who wishes to participate in the General Meeting in the temporary shareholders’ register of the company at the latest by the time stated above.
3. Use of a proxy, powers of attorney and the right to present questions
A shareholder may participate in the General Meeting and exercise his/her rights at the meeting by way of proxy representation.
A proxy shall produce a dated proxy document or otherwise in a reliable manner demon-strate his/her right to represent the shareholder. It is requested that the proxy document be submitted to the company in connection with registration.
In accordance with Section 5(25) of the Companies Act, a shareholder present at a gen-eral meeting of shareholders has the right to present questions on matters dealt with by the meeting.
4. Other information
On the date of this notice of General Meeting, November 7, 2024, the total number of shares and votes in the company is 750.346. The company does not hold treasury shares on the date of the notice of the meeting.
Kuopio, November 7, 2024
Enfo Oy
Board of Directors
APPENDIX 1: PROPOSAL FOR ENFO’S NEW ARTICLES OF ASSOCIATION (available only in Finnish)
ENFO OY:N YHTIÖJÄRJESTYS
1 § Yhtiön toiminimi ja kotipaikka
Yhtiön toiminimi on Enfo Oy ja kotipaikka Kuopio.
2 § Yhtiön toimiala
Yhtiön toimialana ovat tietotekniikkapalvelut ja muu liike-elämää palveleva toiminta.
3 § Arvo-osuusjärjestelmä
Yhtiön osakkeet kuuluvat arvo-osuusjärjestelmään.
4 § Hallitus
Yhtiöllä on hallitus, johon kuuluu vähintään kolme ja enintään kahdeksan varsinaista jäsentä.
Hallituksen jäsenten toimikausi päättyy valintaa seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä.
Hallitus valitsee keskuudestaan puheenjohtajan.
5 § Toimitusjohtaja
Yhtiöllä on toimitusjohtaja, jonka valitsee hallitus.
6 § Yhtiön edustaminen
Yhtiötä edustaa hallituksen lisäksi hallituksen puheenjohtaja ja toimitusjohtaja, kumpikin erikseen.
7 § Prokurat
Prokuroiden antamisesta päättää hallitus.
8 § Tilintarkastaja
Yhtiöllä on yksi tilintarkastaja, jonka tulee olla Keskuskauppakamarin hyväksymä tilintarkastusyhteisö. Tilintarkastaja valitaan tehtäväänsä toistaiseksi.
9 § Kokouskutsu ja ennakkoilmoittautuminen
Kutsu yhtiökokoukseen on julkaistava yhtiön internetsivuilla aikaisintaan kolme (3) kuukautta ja viimeistään kolme (3) viikkoa ennen yhtiökokousta, kuitenkin viimeistään yhdeksän (9) päivää ennen yhtiökokouksen täsmäytyspäivää. Hallitus voi lisäksi harkintansa mukaan julkaista kutsun yhtiökokoukseen yhdessä suomenkielisessä hallituksen määräämässä valtakunnallisessa päivälehdessä.
Osakkeenomistajan on, saadakseen osallistua yhtiökokoukseen, ilmoittauduttava yhtiölle viimeis-tään kokouskutsussa mainittuna päivänä, joka voi olla aikaisintaan kymmenen päivää ennen yhtiökokousta.
10 § Varsinainen yhtiökokous
Varsinainen yhtiökokous on pidettävä hallituksen määräämänä päivänä kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.
Kokouksessa on
esitettävä:
1. tilinpäätös;
2. toimintakertomus ja;
3. tilintarkastuskertomus;
päätettävä:
4. tilinpäätöksen vahvistamisesta;
5. taseen osoittaman voiton käyttämisestä;
6. vastuuvapaudesta hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle;
7. hallituksen jäsenten palkkioista;
8. hallituksen jäsenten lukumäärästä;
valittava:
9. hallituksen jäsenet ja
käsiteltävä:
10. mahdolliset muut kokouskutsussa mainitut asiat.
11 § Välimiesmenettely
Riidat toisaalta yhtiön ja toisaalta hallituksen, hallituksen jäsenten, toimitusjohtajan, tilintarkastajan tai osakkeenomistajien välillä ratkaistaan välimiesmenettelyssä noudattaen osakeyhtiölain ja välimiesmenettelystä annetun lain säädöksiä.
